Home【チームでメール作り！】「もう情報がバラバラにならない！」コラボレーションツールでメールキャンペーンを効率化する秘訣
「メールキャンペーンの準備、いつもバタバタしてるなぁ..。」
「デザイナーさんとメルマガ担当者さん、もっとスムーズに連携できたら良いのに..。」
そう思われるお客さま、いらっしゃいませんか？
メールキャンペーンを効率良く進めるには、実は「チームワーク」を強くすることが、何よりも大切なんです。マーケティングチームは毎日新しい課題に直面しますが、中でも「コミュニケーションがうまくいかないこと」から生まれる時間の無駄は、本当に大きな問題ですよね。
この「情報がちゃんと伝わらない！」という問題をなくして、チームの皆さん全員が心を一つにして、効率的に作業できるようにするには、「コラボレーションツール」を上手に使うことが、とっても重要になってきます。
デザイナーさんやメルマガ担当者さん、そして開発者さんがみんな同じ場所（プラットフォーム）でスムーズに協力し合えば、グッと生産性を高めることができるんですよ。
今回は、メールマーケティングを効率化するために、このコラボレーションツールがどう役立つのか、一緒に見ていきましょう！
メールマーケティングで「コラボレーションツール」を活用するって？
メールに関するコラボレーションツールと聞くと、お客さまからの問い合わせに対応するための「カスタマーサポート」を強化するサービスを思い浮かべる方が多いかもしれませんね。例えば、Googleのグループ共同トレイや、Hiver（ハイバー）などがその一つです。
これらのサービスは、チームがお客さまからの質問に、素早く効率的に答えられるように作られています。
- チームみんなで共有できる「受信箱」
- お客さまからの問い合わせを管理する「案件管理システム」
- お客さまのこれまでの履歴をまとめて見られる機能
など、カスタマーサポートに特化した機能を提供することで、お客さまの満足度を高めるのに役立ってくれます。
メルマガ担当者さんと開発者さんが別々のツールで作業していると、チーム全体の生産性やメールキャンペーンの効果に、大きな影響が出てしまうことがあります。
ご想像の通り、情報の断絶や誤解が生じやすく、プロジェクトの進行に必要な意思疎通が妨げられ、作業の重複やタスクの見落としが発生しやすくなり、最終的にはメールキャンペーンの品質と配信スケジュールに悪影響を及ぼす可能性があります。
このような問題を未然に防ぐためには、チームの全員がアクセスできて、リアルタイムで協力し合える「統一された場所」を導入することが効果的です。そうすることで、チームワークがぐんと向上し、メールキャンペーンの成果を最大限に引き出すことが可能になります。
これらの課題を解決するには、チーム全員がHTMLメールのテンプレートを共有できるプラットフォームや、メール配信サービス（ESP：Email Service Provider）を選ぶことが挙げられます。そうすれば、
- テンプレートをみんなで共有できる
- リアルタイムで「ここ、こうしたらもっと良いよ！」といった意見を伝え合える
- 今、誰がどこまで作業を進めているか、みんなで確認できる
といったことが可能になり、プロジェクト管理がずっとスムーズになるはずです。
チーム全体でデザイン（HTML）を共有できる便利なサービス
一般的に、会社のデザイナーさんは、メールのデザインだけでなく、ウェブサイトや広告など、様々なデザインを手がけているはずです。そこで、HTMLメールだけでなく、色々なデザインをチームで共有できる便利なサービスを3つご紹介しますね。
Canva（キャンバ）
Canvaは、「プロっぽいグラフィックデザインを誰でも簡単に作れる」オンラインプラットフォームです。
とても使いやすい画面と、豊富なテンプレート（ひな形）が用意されているので、
- SNSの投稿画像
- プレゼンテーション資料
- ポスター
- 書類
など、色々なデザインを作ることができます。マウスでパーツを引っ張って置くだけ（ドラッグ＆ドロップ）で、直感的にデザイン作業が進められるので、デザインの専門家でなくても、数分でプロ並みの作品を作れてしまいます。無料プランから、もっと高度な機能が使える有料プランまで、皆さんのニーズに合わせた選択肢がありますよ。
チームでの共同作業機能も充実しているので、みんなで効率的にデザインを進めることができます。デザインの知識がなくても、Canvaを使えば、誰でも簡単に頭の中のアイデアを形にできる、本当に心強い味方です。
Piktochart（ピクトチャート）
Piktochartは、見た目で分かりやすいコンテンツ（ビジュアルコンテンツ）を作るためのウェブベースのツールで、特に
- インフォグラフィック（情報を図やイラストで分かりやすくまとめたもの）
- プレゼンテーション資料
- レポート
などの作成に特化しています。こちらもドラッグ＆ドロップで操作できるので、複雑なデザインスキルがなくても、魅力的なビジュアルを簡単に作れます。
たくさんのテンプレートやアイコン、グラフィック素材が提供されているので、データを視覚的に表現することで、伝えたい情報をより効果的に伝えることが可能です。Piktochartは、マーケティング資料、教育資料、ビジネスプレゼンテーションなど、色々な場面で活用されていますよ。
Visme（ビズミー）
Vismeは、
- プレゼンテーション
- インフォグラフィック
- アニメーション
- バナー広告
- レポート
など、様々な視覚コンテンツを作成するためのオンラインツールです。このプラットフォームも、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるので、専門的なデザインスキルがなくても、誰でも簡単に美しいビジュアルを作成できます。
Vismeは、企業や教育機関、個人の皆さんがデータを視覚的に表現し、伝えたいストーリーを語るための、豊富なテンプレートと、自由にカスタマイズできる要素を提供しています。
また、作成したコンテンツを共有したり公開したり、チーム内で一緒に作業したりすることもサポートしているので、ビジュアルコンテンツの作成から共有までをスムーズに行うことができます。
共同作業をスムーズに進めるための「注意点」と「コツ」
共同作業ができるツールを使うことで、リアルタイムでみんなで一緒に作業したり、コメントをつけたりできるので、本当に便利ですよね。同じメールテンプレートを同時に編集できるのは、大きなメリットです。
リアルタイムでの共同作業や、テンプレートの中に直接コメントを書き込める機能があれば、デザインと内容が意図通りに作られているかを確認するプロセスが効率的になり、作業がスムーズに進みます。チーム内のコミュニケーションが改善され、結果としてメールキャンペーンの質がぐんと向上するはずです。
また、「成果物を勝手に変更されないようにする（ロック機能）」や、「公開前にちゃんと承認する機能」は、メールの品質を維持する上でとても重要です。特定のセクションをロックすることで、承認されたデザインやメッセージだけが使われるように保証でき、皆さんのブランドのルールに沿ったコミュニケーションが可能になります。
「公開していいですか？」というリクエストを送ることで、適切な承認プロセスを組み込むことで、コンテンツの品質が保証され、ミスや不適切な情報の公開を防ぐことができます。
メインアカウントの下に、いくつか小さなアカウント（サブアカウント）を設定して活用するのも有効ですよ。
プロジェクトやチームごとに活動をきちんと分けて管理しやすくなります。特定のプロジェクトに関わるメンバーのみにアクセス権を与えたり、役割や責任を明確に割り当てたりすることができ、組織内のセキュリティと効率を向上させることが可能になります。
最後に
メールキャンペーンの成功は、チームの皆さん一人ひとりが効率的に協力し合うことにあります。共同作業が可能なプラットフォームは、デザインの共有から承認プロセスまで、チームが一丸となって作業するための多くの機能を提供してくれます。
これらのツールを上手に活用することで、リアルタイムでのフィードバックのやり取りや、修正がスムーズになり、最終的に本当に質の高いメールコンテンツを制作することへと繋がります。
また、サブアカウントや、より細かい権限設定をすることで、プロジェクトごとにアクセス制限を設けられるので、セキュリティと生産性の両方を向上させることができます。
皆さんのビジネスに合った適切なツールを選び、チーム全体での情報共有と協力を促進することで、今以上にメールキャンペーンの効率化と成果の最大化を図ることができるはずです！